agwebrunner.com

Cho dù bạn sử dụng Microsoft Word để viết cá nhân hay chuyên nghiệp, đôi khi bạn có thể muốn thêm ghi chú bổ sung vào các phần công việc của mình. Có thể bạn muốn đưa ra nhận xét phụ về một trong các lập luận của mình hoặc bạn cần trích dẫn tác phẩm của tác giả khác mà không làm phân tán nội dung chính. May mắn thay, Word có các công cụ hữu ích để thêm chú thích cuối trang và chú thích cuối vào bài viết của bạn.

Ghi chú: Chúng tôi đang sử dụng Microsoft Word 2016, nhưng Word đã hỗ trợ chú thích cuối trang và chú thích cuối ít nhất là Word 2007. Tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng, các menu mà chúng tôi xem qua trong hướng dẫn này có thể hơi khác một chút. Nhưng đừng lo lắng — các tính năng và chức năng đều giống nhau.

Chú thích cuối trang và chú thích cuối là gì?

Chú thích cuối trang và chú thích cuối cùng là cả hai cách để thêm các bit thông tin bổ sung vào văn bản của bạn bên ngoài văn bản chính. Hãy coi chúng giống như những phần phụ bằng lời nói, chỉ bằng văn bản. Bạn có thể sử dụng chú thích cuối trang và chú thích cuối để thêm các nhận xét bên lề cho tác phẩm của mình hoặc để trích dẫn các ấn phẩm khác như sách, bài báo hoặc trang web. Sự khác biệt duy nhất giữa chú thích cuối trang và chú thích cuối là nơi chúng xuất hiện trong tài liệu của bạn.

Như tên cho thấy, chú thích cuối trang được đính kèm ở cuối trang có chứa câu mà chúng tương ứng với. Mặt khác, chú thích được thêm vào cuối phần hoặc tài liệu. Cái nào bạn nên sử dụng trong bài viết của mình tùy thuộc vào sở thích cá nhân của bạn hoặc — nếu bạn viết cho trường học hoặc cơ quan — các tiêu chuẩn xuất bản của tổ chức bạn.

Cách chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối trang

Khởi động Microsoft Word, sau đó mở tài liệu mà bạn muốn thêm chú thích (hoặc tạo tài liệu mới nếu bạn mới bắt đầu). Chuyển sang tab “Tham chiếu” trên Ruy-băng của Word.

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một loạt các tính năng hữu ích để chú thích văn bản của mình, bao gồm các công cụ để chèn mục lục, thêm trích dẫn và tạo thư mục. Nhóm thứ hai trên tab này chứa các tính năng chú thích cuối trang và chú thích cuối trang mà chúng tôi muốn.

Để thêm chú thích cuối trang, hãy đặt điểm chèn vào văn bản của bạn ở nơi bạn muốn chú thích xuất hiện, sau đó nhấp vào nút “Chèn chú thích cuối trang”.

Word thêm một số siêu chỉ số nhỏ nơi bạn đã đặt điểm chèn.

Và sau đó ngay lập tức chuyển tiêu điểm sang ngăn chú thích và đặt điểm chèn vào chú thích mới của bạn, vì vậy bạn có thể bắt đầu nhập nó ngay lập tức.

Chú thích cuối trang xuất hiện ở cuối trang bên dưới một đường ngang ngắn. Mỗi khi bạn thêm chú thích cuối trang trên trang này, một số khác sẽ được thêm vào danh sách.

Khi bạn đã thêm chú thích cuối trang của mình, bạn có thể di con trỏ qua điểm đánh dấu tham chiếu của mỗi câu để xem bản xem trước của chú thích cuối trang trong văn bản.

Bạn cũng có thể nhanh chóng tab giữa các chú thích cuối trang trong cả văn bản chính và danh sách chú thích cuối trang ở cuối trang bằng cách nhấp vào nút “Chú thích cuối trang tiếp theo” trong thanh điều hướng.

Hoặc, nhấp vào mũi tên menu thả xuống trên nút “Chú thích cuối trang tiếp theo” để chọn một tùy chọn điều hướng khác. Bạn có thể chọn chuyển đến chú thích trước hoặc điều hướng đến chú thích tiếp theo hoặc trước đó.

Các bước để chèn chú thích cuối cùng về cơ bản giống nhau. Đặt điểm chèn của bạn ở nơi bạn muốn chú thích, sau đó nhấp vào nút “Chèn chú thích” trên tab “Tham chiếu” của Ruy-băng của Word.

Cũng giống như với chú thích cuối trang, Word đính kèm một số chỉ số trên có chứa chú thích cuối. Nhưng lần này, danh sách ghi chú mà nó tạo xuất hiện ở cuối phần hiện tại hoặc cuối tài liệu (bạn có thể tùy chỉnh vị trí chúng xuất hiện và chúng ta sẽ nói thêm về điều đó sau một chút).

Cách định cấu hình chú thích cuối trang và chú thích trong Word 2016

Word có cài đặt mặc định cơ bản cho chú thích cuối trang và chú thích cuối trang, nhưng bạn có thể điều chỉnh các cài đặt này bất kỳ lúc nào từ menu trên tab Tham khảo.

Nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của menu “Chú thích cuối trang”.

Thao tác này sẽ hiển thị cửa sổ Footnote và Endnote, nơi bạn có thể tùy chỉnh vị trí, giao diện và định dạng của tất cả các chú thích cuối trang và chú thích cuối cùng của mình.

Thay đổi vị trí của chú thích cuối trang và chú thích cuối trang

Theo mặc định, Word đặt các chú thích ở cuối trang và chú thích ở cuối tài liệu, nhưng bạn có thể thay đổi vị trí các ghi chú này xuất hiện.

Dưới “Vị trí” trong menu Chú thích cuối trang và Chú thích cuối, tìm tùy chọn “Chú thích cuối trang” (tùy chọn này sẽ được chọn theo mặc định khi bạn mở menu lần đầu). Mở menu thả xuống ở bên phải của tùy chọn đó và bạn có thể thay đổi vị trí chú thích của mình thành cuối trang hoặc bên dưới văn bản. Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai, Word sẽ đặt chú thích của bạn ngay sau phần chính của văn bản thay vì ở cuối trang.

Để thay đổi vị trí mặc định của chú thích cuối cùng, hãy chọn tùy chọn “Chú thích cuối”, sau đó mở menu thả xuống ở bên phải. Tại đó, bạn có thể thay đổi vị trí chú thích cuối phần hiện tại hoặc cuối tài liệu.

Chuyển đổi Chú thích cuối trang thành Chú thích cuối (và Phó bản)

Một tùy chọn khác là chuyển đổi tất cả các chú thích cuối trang của bạn thành chú thích cuối trang hoặc ngược lại. Thay vì thay đổi từng cái riêng lẻ, tùy chọn này cho phép bạn thay đổi tất cả chúng cùng một lúc. Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu có nhiều ghi chú, tùy chọn này có thể hữu ích.

Trong phần “Vị trí” của menu Chú thích cuối trang và Chú thích cuối trang, hãy nhấp vào nút “Chuyển đổi”.

Hộp thoại Convert Notes bật lên, cung cấp cho bạn ba tùy chọn: 1) Chuyển đổi tất cả các chú thích cuối trang thành chú thích cuối, 2) Chuyển đổi tất cả chú thích thành chú thích cuối trang và 3) Hoán đổi chú thích cuối trang và chú thích cuối cùng. Chọn tùy chọn bạn muốn, sau đó nhấp vào nút “OK”.

Thay đổi bố cục của chú thích cuối trang và chú thích cuối cùng

Theo mặc định, Word tạo danh sách chú thích cuối trang và chú thích cuối trang có cùng bố cục với trang mà chúng xuất hiện trên đó. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh điều này từ cửa sổ Chú thích cuối trang và Chú thích cuối trang bằng cách nhấp vào menu thả xuống "Cột" và chọn số cột bạn muốn sử dụng.

Bạn có thể đặt chú thích cuối trang và chú thích cuối của mình để hiển thị trong tối đa bốn cột khác nhau trên trang.

Tùy chỉnh định dạng của chú thích cuối trang và chú thích cuối cùng

Word cũng cho phép bạn chọn từ một số tùy chọn để định dạng cách các chú thích cuối trang và chú thích cuối của bạn được đánh số. Nói chung, bạn nên chọn một hệ thống đánh số khác nhau cho từng loại ghi chú, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng kết hợp chú thích cuối trang và chú thích cuối trong cùng một tài liệu. Điều này giúp bạn và người đọc của bạn nhanh chóng phân biệt được cả hai trong nháy mắt.

Trong phần Định dạng, nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải của tùy chọn “Định dạng Số”. Chọn định dạng số mong muốn của bạn.

Bạn cũng có thể gắn nhãn ghi chú của mình bằng ký hiệu tùy chỉnh thay vì hệ thống đánh số tiêu chuẩn. Bên cạnh tùy chọn Dấu tùy chỉnh, nhấp vào nút “Biểu tượng”.

Menu Biểu tượng sẽ mở ra. Chọn biểu tượng bạn muốn sử dụng để gắn nhãn ghi chú của mình, sau đó nhấp vào nút “OK”.

Biểu tượng đã chọn của bạn sẽ xuất hiện trong hộp “Dấu tùy chỉnh” và Word sẽ sử dụng biểu tượng này để gắn nhãn ghi chú của bạn.

Theo mặc định, Word đánh số các chú thích cuối trang và chú thích cuối trong các chuỗi riêng lẻ bắt đầu từ “1” (hoặc a, Tôi, Tôi, v.v.) và tiếp tục trong suốt tài liệu. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh cả điểm bắt đầu và tính liên tục của các ghi chú của mình.

Nếu bạn muốn chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối cùng của mình bắt đầu ở đâu đó khác với số đầu tiên trong chuỗi (ví dụ: 2 thay vì1), nhấp vào mũi tên trong hộp thả xuống "Bắt đầu tại" để tăng hoặc giảm giá trị bắt đầu. Một ví dụ về nơi điều này có thể hữu ích là nếu bạn đang viết một cuốn sách có chứa chú thích cuối và bạn đang lưu từng chương dưới dạng tài liệu Word riêng biệt. Bạn có thể định cấu hình tài liệu của mỗi chương để bắt đầu đánh số các chú thích cuối nơi chương cuối cùng bị bỏ dở.

Để thay đổi tính liên tục của chuỗi đánh số của bạn, hãy nhấp vào mũi tên menu thả xuống bên cạnh tùy chọn “Đánh số”.

Bạn sẽ thấy ba tùy chọn để đánh số các chú thích cuối trang và chú thích cuối của mình: Liên tục, Khởi động lại từng phần và Khởi động lại từng trang. Nếu bạn muốn các chú thích cuối trang và chú thích cuối trang của mình được đánh số liên tục từ đầu đến cuối tài liệu, hãy chọn tùy chọn “Liên tục”. Nếu bạn muốn ghi chú của mình được đánh số theo chương hoặc phần, hãy chọn tùy chọn “Khởi động lại từng phần”. Hoặc chọn “Khởi động lại từng trang” để đánh số ghi chú của bạn theo trang.

Áp dụng các thay đổi của bạn cho tài liệu

Sau khi định cấu hình các tùy chọn trên, bạn sẽ cần chọn cách bạn muốn các thay đổi được áp dụng cho tài liệu của mình. Ở cuối menu, nhấp vào mũi tên menu thả xuống bên cạnh tùy chọn “Áp dụng thay đổi cho”.

Nếu bạn muốn các thay đổi của mình áp dụng cho mọi trang và phần trong tài liệu của mình, hãy chọn tùy chọn "Toàn bộ tài liệu". Hoặc chọn “Phần này” để chỉ áp dụng các thay đổi cho phần của tài liệu mà bạn đang xem. (Lưu ý rằng tùy chọn này sẽ không xuất hiện nếu bạn không có dấu ngắt phần nào trong tài liệu của mình.)

Sau khi bạn hài lòng với cài đặt của mình, hãy nhấp vào nút “Áp dụng” ở dưới cùng bên phải của menu.

Bạn cũng có thể chèn chú thích mới bằng cách sử dụng cài đặt đã chọn của mình bằng cách nhấp vào nút “Chèn” ở góc dưới bên trái của menu.

Cách tham khảo chéo các chú thích cuối trang và chú thích trong Word 2016

Nếu bạn muốn sử dụng cùng một chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối nhiều lần trong suốt văn bản của mình, có một cách dễ dàng để làm điều đó mà không cần phải chèn đi chèn lại cùng một thứ.

Đặt điểm chèn của bạn ở nơi bạn muốn một tham chiếu được chèn vào văn bản. Trên tab Tham chiếu, nhấp vào nút "Tham chiếu chéo".

Trong cửa sổ Tham chiếu chéo, chọn “Chú thích cuối trang” hoặc “Chú thích cuối” từ menu thả xuống “Loại tham chiếu”.

Tiếp theo, nhấp vào menu thả xuống “Chèn tham chiếu vào”.

Tùy chọn "Số chú thích cuối trang" chèn số lượng chú thích cuối trang trong văn bản thông thường, trong khi tùy chọn "Số chú thích cuối trang (Định dạng)" chèn số lượng chú thích cuối trang trong chỉ số trên. Tùy chọn “Số trang” sẽ chèn số trang được tham chiếu thay vì số chú thích cuối trang. Tùy chọn “Bên trên / Bên dưới” chèn từ “Bên trên” hoặc “Bên dưới” tùy thuộc vào vị trí của chú thích gốc xuất hiện liên quan đến tham chiếu chéo. Chọn tùy chọn mong muốn của bạn.

Word cho phép bạn tạo siêu liên kết giữa các tham chiếu chéo để bạn có thể dễ dàng tìm thấy cùng một chú thích ở mọi nơi nó xuất hiện trong tài liệu của bạn. Tùy chọn “Chèn làm siêu kết nối” được chọn theo mặc định, vì vậy bạn có thể nhấp vào bất kỳ tham chiếu chéo nào và tự động được đưa đến phần của tài liệu có chứa chú thích gốc. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này, nhưng bạn có thể bỏ chọn nếu muốn.

Trong tùy chọn “Dành cho chú thích cuối trang nào”, hãy chọn chú thích cuối trang mà bạn muốn tham khảo chéo, sau đó nhấp vào nút “Chèn” ở cuối trình đơn.