Cách bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu và tệp PDF bằng Microsoft Office

Microsoft Office cho phép bạn mã hóa các tài liệu Office và tệp PDF của mình, cho phép không ai thậm chí có thể xem tệp trừ khi họ có mật khẩu. Các phiên bản Office hiện đại sử dụng mã hóa an toàn mà bạn có thể dựa vào – giả sử bạn đặt một mật khẩu mạnh.

Các hướng dẫn bên dưới áp dụng cho Microsoft Word, PowerPoint, Excel và Access 2016, nhưng quy trình sẽ tương tự trong các phiên bản Office gần đây khác.

Bảo vệ bằng mật khẩu của Microsoft Office an toàn như thế nào?

Trước đây, các tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của Microsoft Office đã gặp nhiều khó khăn. Từ Office 95 đến Office 2003, sơ đồ mã hóa rất yếu. Nếu bạn có tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu bằng Office 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, mật khẩu có thể bị bỏ qua dễ dàng và nhanh chóng bằng phần mềm bẻ khóa mật khẩu có sẵn rộng rãi.

Với Office 2007, Microsoft đã nghiêm túc hơn về vấn đề bảo mật. Office 2007 chuyển sang Tiêu chuẩn Mã hóa Nâng cao (AES) với khóa 128 bit. Điều này được nhiều người coi là an toàn và có nghĩa là Office hiện sử dụng mã hóa thực, mạnh để bảo vệ tài liệu của bạn khi bạn đặt mật khẩu. Chúng tôi đã thử nghiệm tính năng mã hóa PDF và nhận thấy rằng nó cũng sử dụng mã hóa AES 128-bit trên Office 2016.

LIÊN QUAN:Mã hóa là gì và tại sao mọi người lại sợ nó?

Có hai điều lớn bạn cần chú ý. Đầu tiên, chỉ những mật khẩu mã hóa hoàn toàn tài liệu mới được bảo mật. Office cũng cho phép bạn đặt mật khẩu thành “Hạn chế chỉnh sửa” của tệp - về lý thuyết, cho phép mọi người xem tệp nhưng không thể chỉnh sửa tệp mà không có mật khẩu. Loại mật khẩu này có thể dễ dàng bẻ khóa và gỡ bỏ, cho phép mọi người chỉnh sửa tệp.

Ngoài ra, mã hóa của Office chỉ hoạt động tốt nếu bạn đang lưu vào các định dạng tài liệu hiện đại như .docx. Nếu bạn lưu vào các định dạng tài liệu cũ hơn như .doc – tương thích với Office 2003 trở về trước – Office sẽ sử dụng phiên bản mã hóa cũ hơn, không an toàn.

Tuy nhiên, miễn là bạn đang lưu tệp của mình ở các định dạng Office hiện đại và sử dụng tùy chọn “Mã hóa bằng mật khẩu” thay vì tùy chọn “Hạn chế chỉnh sửa”, tài liệu của bạn sẽ được bảo mật.

Cách bảo vệ bằng mật khẩu cho tài liệu Office

Để bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu Office, trước tiên hãy mở nó trong Word, Excel, PowerPoint hoặc Access. Nhấp vào menu "Tệp" ở góc trên bên trái của màn hình. Trên ngăn Thông tin, nhấp vào nút “Bảo vệ tài liệu” và chọn “Mã hóa bằng mật khẩu”.

Nút chỉ được đặt tên là “Bảo vệ tài liệu” trong Microsoft Word, nhưng nó được đặt tên tương tự trong các ứng dụng khác. Tìm “Bảo vệ Sổ làm việc” trong Microsoft Excel và “Bảo vệ Bản trình bày” trong Microsoft PowerPoint. Trong Microsoft Access, bạn sẽ chỉ thấy nút “Mã hóa bằng mật khẩu” trên tab Thông tin. Nếu không, các bước sẽ hoạt động giống nhau.

LƯU Ý: Nếu bạn chỉ muốn hạn chế chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể chọn “Hạn chế chỉnh sửa” tại đây, nhưng như chúng tôi đã nói, điều đó không an toàn lắm và có thể dễ dàng bị bỏ qua. Tốt hơn hết bạn nên mã hóa toàn bộ tài liệu nếu có thể.

LIÊN QUAN:Cách tạo mật khẩu mạnh (và ghi nhớ)

Nhập mật khẩu bạn muốn mã hóa tài liệu. Bạn sẽ muốn chọn một mật khẩu tốt tại đây. Có thể dễ dàng đoán được mật khẩu yếu bằng phần mềm bẻ khóa nếu ai đó có quyền truy cập vào tài liệu.

Cảnh báo: Bạn sẽ mất quyền truy cập vào tài liệu nếu bạn quên mật khẩu của mình, vì vậy hãy giữ an toàn! Microsoft khuyên bạn nên viết ra tên của tài liệu và mật khẩu của nó và giữ nó ở một nơi an toàn.

Khi một tài liệu được mã hóa, bạn sẽ thấy thông báo “Cần có mật khẩu để mở tài liệu này” trên màn hình Thông tin.

Lần tiếp theo khi mở tài liệu, bạn sẽ thấy hộp "Nhập mật khẩu để mở tệp". Nếu bạn không nhập đúng mật khẩu, bạn sẽ không thể xem tài liệu.

Để xóa bảo vệ bằng mật khẩu khỏi tài liệu, hãy nhấp vào nút “Bảo vệ tài liệu” và chọn lại “Mã hóa bằng mật khẩu”. Nhập mật khẩu trống và nhấp vào “OK”. Office sẽ xóa mật khẩu khỏi tài liệu.

Cách tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu

Bạn cũng có thể xuất tài liệu Office sang tệp PDF và mật khẩu bảo vệ tệp PDF đó. Tài liệu PDF sẽ được mã hóa bằng mật khẩu bạn cung cấp. Điều này hoạt động trong Microsoft Word nhưng không hoạt động trong Excel, vì một số lý do.

Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu trong Microsoft Word, nhấp vào nút menu “Tệp” và chọn “Xuất”. Nhấp vào nút “Tạo PDF / XPS” để xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF.

Nhấp vào nút “Tùy chọn” ở cuối cửa sổ hộp thoại lưu xuất hiện. Ở cuối cửa sổ tùy chọn, bật tùy chọn “Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu” và nhấp vào “OK”.

Nhập mật khẩu bạn muốn mã hóa tệp PDF và sau đó nhấp vào “OK”.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhập tên cho tệp PDF và nhấp vào nút "Xuất bản". Office sẽ xuất tài liệu sang tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu.

Cảnh báo: Bạn sẽ không thể xem tệp PDF nếu bạn quên mật khẩu. Hãy nhớ theo dõi nó nếu không bạn sẽ mất quyền truy cập vào tệp PDF của mình.

Bạn sẽ phải nhập mật khẩu của tệp PDF khi mở nó. Ví dụ: nếu bạn mở tệp PDF trong Microsoft Edge – trình xem PDF mặc định của Windows 10 – bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu trước khi có thể xem. Điều này cũng hoạt động trong các trình đọc PDF khác.

Tính năng này có thể giúp bảo vệ các tài liệu đặc biệt nhạy cảm, đặc biệt khi bạn lưu trữ chúng trên ổ USB hoặc trong dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Microsoft OneDrive.

Tuy nhiên, mã hóa toàn bộ đĩa như Mã hóa thiết bị và BitLocker trên PC chạy Windows hoặc FileVault trên máy Mac an toàn hơn và dễ dàng hơn để bảo vệ tất cả các tài liệu trên máy tính của bạn - đặc biệt nếu máy tính của bạn bị đánh cắp.