Cách thiết lập máy in mạng dùng chung trong Windows 7, 8 hoặc 10

Trong những năm qua, Windows đã trở nên tốt hơn nhiều về cách nó xử lý các máy in nối mạng. Nhưng nếu bạn muốn chia sẻ một máy in qua mạng, bạn vẫn có thể cần phải thực hiện một số thao tác nhỏ để thiết lập và chạy nó. Đây là cách tất cả hoạt động.

Thiết lập một máy in trên mạng của bạn bao gồm hai bước. Bước đầu tiên là kết nối máy in với mạng và có ba cách bạn có thể thực hiện:

  • Kết nối máy in với mạng trực tiếp. Đây là cách dễ nhất để thiết lập một máy in mạng. Nó không yêu cầu bật một PC khác để in (giống như các phương pháp dưới đây) và bạn không phải trải qua quá trình thiết lập chia sẻ phức tạp. Và, vì hầu hết các máy in được sản xuất trong vài năm qua đều tích hợp sẵn mạng, nên rất có thể máy in của bạn hỗ trợ tùy chọn này.
  • Kết nối máy in với một trong các PC của bạn và chia sẻ nó với mạng qua Homegroup. Nếu kết nối trực tiếp máy in với mạng không phải là một tùy chọn, bạn có thể kết nối máy in với PC trên mạng và chia sẻ với Windows Homegroup. Nó dễ dàng thiết lập và tối ưu cho các mạng được tạo thành từ hầu hết các máy tính Windows. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu máy tính được kết nối với nó phải được thiết lập và chạy để bạn có thể sử dụng máy in.
  • Kết nối máy in với một trong các PC của bạn và chia sẻ nó mà không cần Homegroup. Điều này là lý tưởng nếu mạng của bạn có các máy tính khác chạy các hệ điều hành khác nhau, nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn việc chia sẻ tệp và máy in hoặc nếu Homegroup chỉ hoạt động không tốt. Giống như phương pháp Homegroup, điều này yêu cầu máy tính được kết nối với nó phải được thiết lập và chạy để bạn sử dụng máy in.

Bước thứ hai, khi bạn đã kết nối máy in của mình, sẽ kết nối các PC khác với máy in mạng… điều này phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn kết nối nó. Bạn bối rối chưa? Đừng lo lắng. Chúng tôi sắp xem xét tất cả những điều này.

Cập nhật: Microsoft đã loại bỏ tính năng HomeGroup khỏi Windows 10 trong bản cập nhật tháng 4 năm 2018. Bạn vẫn có thể sử dụng Nhóm nhà nếu đang sử dụng Windows 7 hoặc 8 nhưng máy tính chạy Windows 10 sẽ không thể truy cập chúng (ít nhất là với các bản cập nhật mới nhất) trừ khi bạn cũng thiết lập chia sẻ tệp truyền thống.

Bước một: Kết nối máy in của bạn với mạng

Trước tiên, hãy nói về cách kết nối máy in đó với mạng của bạn. Như chúng tôi đã đề cập ở trên, bạn có ba tùy chọn ở đây. Bạn có thể kết nối nó trực tiếp với mạng, bạn có thể kết nối nó với PC và chia sẻ nó thông qua Homegroup hoặc bạn có thể kết nối nó với PC và chia sẻ nó mà không cần sử dụng Homegroup.

Kết nối máy in của bạn trực tiếp với mạng

Hầu hết các máy in ngày nay đều có kết nối mạng. Một số được trang bị Wi-Fi, một số có Ethernet và nhiều máy có cả hai tùy chọn. Rất tiếc, chúng tôi không thể cung cấp cho bạn hướng dẫn chính xác để hoàn thành việc này, vì cách bạn thực hiện tùy thuộc vào loại máy in bạn có. Nếu máy in của bạn có màn hình LCD, rất có thể bạn có thể tìm thấy cài đặt mạng ở đâu đó trong phần Cài đặt hoặc Công cụ của menu. Nếu máy in của bạn không có màn hình, có thể bạn sẽ phải dựa vào một số lần nhấn nút vật lý để cho biết máy in có nên sử dụng bộ điều hợp mạng Wi-Fi hay Ethernet hay không. Một số máy in thậm chí còn có nút kết nối dễ dàng chuyên dụng có thể thiết lập Wi-Fi cho bạn.

Nếu bạn gặp sự cố khi thiết lập máy in kết nối trực tiếp với mạng, nhà sản xuất nên có hướng dẫn để điều đó xảy ra. Kiểm tra sách hướng dẫn đi kèm với máy in của bạn hoặc trang web của nhà sản xuất để biết thông tin về cách kết nối máy in.

Chia sẻ máy in được kết nối với PC bằng cách sử dụng nhóm nhà

Chia sẻ máy in với Homegroup thật dễ dàng. Tất nhiên, trước tiên, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng máy in được kết nối với một trong các PC trên mạng và được thiết lập đúng cách. Nếu PC đó có thể in ra máy in, thì bạn đã sẵn sàng.

Bắt đầu bằng cách kích hoạt ứng dụng bảng điều khiển Homegroup. Nhấp vào Bắt đầu, nhập “nhóm nhà”, sau đó nhấp vào lựa chọn hoặc nhấn Enter.

Những gì bạn làm tiếp theo phụ thuộc vào những gì bạn thấy trong cửa sổ Nhóm nhà. Nếu PC bạn kết nối máy in đã là một phần của Nhóm nhà, bạn sẽ thấy màn hình giống như màn hình sau. Nếu nó cho thấy rằng bạn đã chia sẻ máy in, thì bạn đã hoàn tất. Bạn có thể chuyển sang bước hai, nơi bạn kết nối các PC khác trên mạng. Nếu bạn chưa chia sẻ máy in, hãy nhấp vào liên kết "Thay đổi những gì bạn đang chia sẻ với nhóm nhà".

Trên menu thả xuống “Máy in & thiết bị”, hãy chọn tùy chọn “Được chia sẻ”. Nhấp vào Tiếp theo và sau đó bạn có thể đóng các tùy chọn Nhóm nhà và chuyển sang bước hai.

Nếu đã có Nhóm nhà được tạo cho các PC khác trên mạng, nhưng PC bạn đã kết nối máy in của mình không phải là thành viên, thì màn hình chính khi bạn khởi động ứng dụng bảng điều khiển Nhóm nhà sẽ trông giống như bên dưới. Nhấp vào nút “Tham gia ngay bây giờ” và sau đó nhấp vào “Tiếp theo” trên màn hình sau đây chỉ cho bạn biết một chút về Nhóm nhà.

Đặt các tùy chọn chia sẻ của bạn, đảm bảo rằng “Máy in và thiết bị” được đặt thành “Được chia sẻ”, sau đó nhấp vào “Tiếp theo”.

Nhập mật khẩu cho Nhóm nhà và sau đó nhấp vào “Tiếp theo”. Nếu bạn không biết mật khẩu, hãy truy cập một trong các PC khác trên mạng đã là thành viên của Nhóm nhà, khởi chạy ứng dụng bảng điều khiển Nhóm nhà và bạn có thể tra cứu tại đó.

Nếu bạn đang kết nối từ một PC khác mà bạn đã đăng nhập bằng cùng một tài khoản Microsoft với PC đã là thành viên của Homegroup, Windows 8 và 10 sẽ không yêu cầu mật khẩu của bạn. Thay vào đó, Windows sẽ tự động cấp quyền cho bạn.

Trên màn hình cuối cùng, hãy nhấp vào nút “Hoàn tất” và sau đó bạn có thể chuyển sang bước hai và kết nối các PC khác trên mạng với máy in.

Và cuối cùng, nếu không có Nhóm nhà nào trên mạng của bạn, bạn sẽ thấy một cái gì đó giống như màn hình sau khi bạn mở cửa sổ bảng điều khiển Nhóm nhà. Để tạo một nhóm nhà mới, hãy nhấp vào nút “Tạo một nhóm nhà”.

Màn hình sau đây chỉ cho bạn biết một chút về Nhóm nhà. Hãy tiếp tục và nhấp vào “Tiếp theo”.

Chọn bất kỳ thư viện và thư mục nào bạn muốn chia sẻ với mạng từ PC bạn đang sử dụng. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn chọn tùy chọn “Chia sẻ” cho “Máy in và thiết bị”. Nhấp vào “Tiếp theo” khi bạn thực hiện xong các lựa chọn của mình.

Màn hình cuối cùng hiển thị mật khẩu bạn sẽ cần cho các PC khác trong mạng của mình để kết nối với Nhóm nhà. Viết nó ra và sau đó nhấp vào nút “Hoàn tất”.

Bây giờ bạn đã thiết lập Nhóm nhà và PC của bạn đang chia sẻ máy in với nó, bạn có thể bỏ qua bước hai và làm cho các PC khác đó trên mạng được kết nối với máy in.

Chia sẻ máy in được kết nối với PC mà không cần sử dụng nhóm nhà

Nếu bạn có máy tính hoặc thiết bị di động trên mạng của mình chạy hệ điều hành không phải Windows 7, 8 hoặc 10 – hoặc bạn không muốn sử dụng Homegroup vì lý do nào đó – bạn luôn có thể sử dụng các công cụ chia sẻ luôn là một phần của Windows để chia sẻ máy in với mạng. Một lần nữa, bước đầu tiên của bạn là đảm bảo máy in được kết nối với PC và bạn có thể in trên đó.

Nhấp vào Bắt đầu, nhập “thiết bị và máy in”, sau đó nhấn Enter hoặc nhấp vào kết quả.

Nhấp chuột phải vào máy in bạn muốn chia sẻ với mạng, sau đó chọn “Thuộc tính máy in”.

Cửa sổ “Thuộc tính máy in” hiển thị cho bạn tất cả những thứ bạn có thể cấu hình về máy in. Bây giờ, hãy nhấp vào tab “Chia sẻ”.

LIÊN QUAN:Tùy chỉnh cài đặt chia sẻ mạng của bạn

Bạn được thông báo rằng máy in sẽ không khả dụng khi máy tính của bạn ở chế độ ngủ hoặc nó bị tắt. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng tính năng chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn được thông báo rằng chỉ những người dùng trên mạng của bạn có tên người dùng và mật khẩu cho máy tính này mới có thể in ra nó. Thông tin xác thực là thông tin một lần bạn phải nhập vào lần đầu tiên kết nối PC khác với máy in dùng chung; bạn sẽ không phải làm điều đó mỗi lần in. Nếu muốn, bạn có thể cung cấp tính năng chia sẻ cho khách để không cần mật khẩu nhưng cài đặt đó cũng sẽ áp dụng cho bất kỳ tệp nào bạn đã chia sẻ. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc kỹ về cách tùy chỉnh cài đặt chia sẻ mạng của mình trước khi đưa ra quyết định đó.

Để tiếp tục, hãy bật tùy chọn “Chia sẻ máy in này” và nếu bạn muốn, hãy đặt tên thân thiện hơn cho máy in để những người khác trên mạng có thể dễ dàng nhận dạng máy in hơn.

Tùy chọn khác mà bạn có thể đặt ở đây là liệu bạn có muốn hiển thị lệnh in trên máy tính khách hay không. Nếu cài đặt này được bật, tất cả các tài liệu sẽ được in sẽ được hiển thị trên máy tính mà mọi người đang thực hiện in. Khi cài đặt này bị tắt, tài liệu sẽ được hiển thị trên máy tính có máy in được đính kèm. Nếu đó là PC mà ai đó chủ động sử dụng, chúng tôi khuyên bạn nên bật cài đặt này để hiệu suất hệ thống không bị ảnh hưởng mỗi khi nội dung nào đó được in.

Khi bạn thiết lập xong mọi thứ, hãy tiếp tục và nhấp vào “OK”.

Bây giờ bạn đã chia sẻ máy in, các PC khác trên mạng của bạn sẽ có thể kết nối với máy in đó. Vì vậy, bạn đã sẵn sàng để chuyển sang bước hai.

Bước hai: Kết nối với máy in của bạn từ bất kỳ PC nào trên mạng

Bây giờ bạn đã kết nối máy in của mình với mạng bằng một trong các phương pháp trên, đã đến lúc chuyển sự chú ý của bạn sang phần thứ hai của quy trình: kết nối các PC khác trên mạng với máy in đó. Cách bạn thực hiện điều đó thực sự phụ thuộc vào việc bạn có đang sử dụng Homegroup hay không.

Kết nối với Máy in được chia sẻ bởi PC Sử dụng Nhóm nhà

Đây có lẽ là bước dễ nhất trong toàn bộ hướng dẫn này. Nếu bạn đã kết nối máy in với PC và PC đó đang chia sẻ máy in như một phần của Nhóm nhà, tất cả những gì bạn phải làm là đảm bảo rằng các PC khác trên mạng cũng được tham gia vào Nhóm nhà. Bạn có thể sử dụng quy trình tương tự mà chúng tôi đã xem xét ở Bước một để mời họ tham gia. Khi các PC thuộc cùng một Homegroup, Windows sẽ tự động kết nối với bất kỳ máy in nào được chia sẻ từ các PC khác. Chúng sẽ chỉ tự động hiển thị trong cửa sổ Thiết bị và Máy in của bạn và bất kỳ PC nào trong Nhóm nhà đều có thể in cho chúng. Siêu đơn giản.

Kết nối với máy in mà không cần sử dụng nhóm nhà

Nếu máy in của bạn được kết nối trực tiếp với mạng hoặc được chia sẻ từ PC mà không sử dụng Homegroup, bạn sẽ phải thực hiện thêm một chút công việc để kết nối với nó từ các PC khác trên mạng. Tuy nhiên, nó vẫn khá đơn giản. Nhấp vào Bắt đầu, nhập “thiết bị và máy in”, sau đó nhấn Enter hoặc nhấp vào kết quả.

Cửa sổ Thiết bị và Máy in hiển thị một bộ sưu tập các thiết bị trên PC của bạn. Nhấp vào liên kết “Thêm máy in” để bắt đầu thêm máy in mạng của bạn.

Windows sẽ thực hiện quét nhanh mạng của bạn để tìm các thiết bị có thể phát hiện được chưa được cài đặt trên PC của bạn và hiển thị chúng trong cửa sổ “Thêm thiết bị”. Rất có thể bạn sẽ thấy máy in của mình trong danh sách, cho dù máy in được kết nối trực tiếp với mạng hay được chia sẻ từ một PC khác. Nếu bạn nhìn thấy máy in mình đang tìm kiếm, thì công việc của bạn trở nên cực kỳ dễ dàng. Nhấp vào máy in bạn muốn cài đặt. Windows sẽ xử lý cài đặt, tải xuống trình điều khiển nếu cần và yêu cầu bạn cung cấp tên cho máy in. Đó là tất cả những gì bạn phải làm.

Nếu bạn không thấy máy in mình muốn cài đặt – và bạn chắc chắn rằng mình đã kết nối đúng cách với mạng – hãy nhấp vào liên kết “Máy in tôi muốn không được liệt kê”. Cửa sổ tiếp theo sẽ hiển thị cho bạn một số tùy chọn để giúp bạn tìm thấy nó:

  • Máy in của tôi cũ hơn một chút. Nếu bạn chọn tùy chọn này, Windows sẽ thực hiện quét toàn diện hơn mạng của bạn để tìm máy in. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của chúng tôi, nó hiếm khi tìm thấy bất cứ thứ gì mà nó chưa tìm thấy trong lần quét đầu tiên. Đó là một tùy chọn đủ dễ để thử, nhưng có thể mất vài phút.
  • Chọn một máy in được chia sẻ theo tên. Nếu máy tính mạng được chia sẻ từ một PC khác, đây là tùy chọn tốt nhất để tìm nó. Nếu bạn biết chính xác tên mạng của máy tính và máy in, bạn có thể nhập vào đây. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút “Duyệt qua” để xem qua các PC trên mạng của bạn đã bật tính năng chia sẻ và xem liệu bạn có thể tìm thấy máy in theo cách đó hay không.
  • Thêm máy in bằng địa chỉ TCP / IP hoặc tên máy chủ. Nếu máy in của bạn được gắn trực tiếp vào mạng và bạn biết địa chỉ IP của nó, đây có lẽ là lựa chọn đơn giản và chắc chắn nhất. Hầu hết các máy in mạng đều có chức năng cho phép bạn xác định địa chỉ IP của chúng. Nếu máy in của bạn có màn hình LCD, bạn có thể tìm thấy địa chỉ IP bằng cách cuộn qua cài đặt máy in. Đối với máy in không có màn hình, bạn thường có thể thực hiện một số trình tự nhấn nút sẽ in các cài đặt cho bạn. Nếu vẫn thất bại, bạn luôn có thể sử dụng ứng dụng quét IP như Wireless Network Watcher để định vị các thiết bị trên mạng của mình. Hãy xem phần cuối cùng của hướng dẫn này để biết thêm thông tin về cách thực hiện điều đó.
  • Thêm máy in có thể phát hiện qua Bluetooth, không dây hoặc mạng. Nếu bạn chọn tùy chọn này, Windows sẽ quét các loại thiết bị đó. Một lần nữa, chúng tôi hiếm khi thấy nó nhặt một thiết bị mà nó không tìm thấy trong quá trình quét đầu tiên. Tuy nhiên, nó vẫn có thể đáng để thử.
  • Thêm máy in cục bộ hoặc máy in mạng với cài đặt thủ công. Tùy chọn này có thể giúp bạn thêm một máy in nếu không có gì khác hoạt động. Nó chủ yếu để định cấu hình máy in cục bộ bằng cách chỉ định thông tin cổng chính xác, nhưng có một cài đặt cụ thể có thể hữu ích với máy in mạng nếu bạn biết kiểu máy. Khi được yêu cầu chỉ định một cổng, bạn có thể chọn tùy chọn Windows Self Discovery, tùy chọn này được liệt kê ở cuối các cổng có sẵn dưới dạng “WSD”, theo sau là một chuỗi số và chữ cái. Khi bạn chọn điều đó, Windows sẽ yêu cầu bạn chỉ định một mô hình để nó có thể cài đặt trình điều khiển. Khi bạn hoàn tất, Windows sẽ giám sát mạng cho máy in đó. Đó là một kết quả dài hơi, nhưng cũng đáng thử nếu vẫn thất bại.

Bạn sẽ thấy tất cả các tùy chọn này khá đơn giản và có các trình hướng dẫn ngắn để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình. Vì TCP / IP là cách chắc chắn nhất để thêm máy in, chúng tôi sẽ tiếp tục lấy đó làm ví dụ. Chọn “Thêm máy in bằng địa chỉ TCP / IP hoặc tên máy chủ” rồi nhấp vào “Tiếp theo”.

Nhập địa chỉ IP cho máy in vào hộp "Tên máy chủ hoặc địa chỉ IP". Đảm bảo đã chọn hộp kiểm “Truy vấn máy in và tự động chọn trình điều khiển để sử dụng”, sau đó nhấp vào “Tiếp theo”.

Nhập tên mới cho máy in nếu tên mặc định không phù hợp với bạn rồi nhấp vào “Tiếp theo”.

Chọn có đặt máy in mới làm mặc định hay không, in trang thử nghiệm nếu bạn muốn đảm bảo mọi thứ đang hoạt động, sau đó nhấp vào “Hoàn tất” khi bạn hoàn tất.

Hy vọng rằng, bạn không bao giờ cần phải bận tâm với hầu hết những thứ này. Nếu máy in mạng của bạn được kết nối đúng cách với mạng, khả năng cao là Windows sẽ nhận và cài đặt nó cho bạn ngay lập tức. Và nếu mạng của bạn chủ yếu là các máy Windows và bạn sử dụng Homegroup để chia sẻ tệp và máy in, mọi thứ cũng sẽ diễn ra chủ yếu tự động. Nếu không – hoặc nếu bạn có thiết lập phức tạp hơn – ít nhất bạn biết bạn có một số tùy chọn.