Cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Khi bạn đang làm việc với bảng tính trong Microsoft Excel và vô tình sao chép các hàng hoặc nếu bạn đang tạo một bảng tính tổng hợp của nhiều người khác, bạn sẽ gặp phải các hàng trùng lặp mà bạn cần xóa. Đây có thể là một công việc mất trí óc, lặp đi lặp lại và tốn thời gian, nhưng có một số thủ thuật làm cho nó đơn giản hơn.

Bắt đầu

Hôm nay chúng ta sẽ nói về một số phương pháp hữu ích để xác định và xóa các hàng trùng lặp trong Excel. Nếu bây giờ bạn không có bất kỳ tệp nào có các hàng trùng lặp, vui lòng tải xuống tài nguyên hữu ích của chúng tôi với một số hàng trùng lặp được tạo cho hướng dẫn này. Khi bạn đã tải xuống và mở tài nguyên hoặc mở tài liệu của riêng mình, bạn đã sẵn sàng tiếp tục.

Tùy chọn 1 - Loại bỏ các bản sao trong Excel

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Office Suite, bạn sẽ có một chút lợi thế vì có một tính năng được tích hợp sẵn để tìm và xóa các bản sao.

Bắt đầu bằng cách chọn các ô bạn muốn nhắm mục tiêu cho tìm kiếm của mình. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấn “Control” và “A” cùng lúc (Ctrl + A).

Khi bạn đã chọn bảng thành công, bạn sẽ cần nhấp vào tab “Dữ liệu” trên đầu màn hình và sau đó chọn chức năng “Xóa bản sao” như hình dưới đây.

Khi bạn đã nhấp vào nó, một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện. Bạn sẽ nhận thấy rằng hàng đầu tiên đã tự động được bỏ chọn. Lý do cho điều này là hộp "Dữ liệu của tôi có tiêu đề" được đánh dấu.

Trong trường hợp này, chúng tôi không có bất kỳ tiêu đề nào vì bảng bắt đầu ở “Hàng 1”. Chúng tôi sẽ bỏ chọn hộp "Dữ liệu của tôi có tiêu đề". Khi bạn đã làm điều đó, bạn sẽ nhận thấy rằng toàn bộ bảng đã được đánh dấu một lần nữa và phần "Cột" đã thay đổi từ "trùng lặp" thành "Cột A, B và C."

Bây giờ toàn bộ bảng đã được chọn, bạn chỉ cần nhấn nút “OK” để xóa tất cả các bản sao. Trong trường hợp này, tất cả các hàng có thông tin trùng lặp ngoại trừ một hàng đã bị xóa và thông tin chi tiết về việc xóa được hiển thị trong hộp thoại bật lên.

Tùy chọn 2 - Lọc nâng cao trong Excel

Công cụ thứ hai bạn có thể sử dụng trong Excel để xác định và xóa các bản sao là “Bộ lọc nâng cao”. Phương pháp này cũng áp dụng cho Excel 2003. Chúng ta hãy bắt đầu lại bằng cách mở bảng tính Excel. Để sắp xếp bảng tính của bạn, trước tiên bạn cần chọn tất cả bằng cách sử dụng “Control” và “A” như được hiển thị trước đó.

Sau khi chọn bảng của bạn, chỉ cần nhấp vào tab “Dữ liệu” và trong phần “Sắp xếp & Bộ lọc”, nhấp vào nút “Nâng cao” như được hiển thị bên dưới. Nếu bạn đang sử dụng excel 2003, hãy nhấp vào menu thả xuống “Dữ liệu”, sau đó nhấp vào “Bộ lọc” rồi “Bộ lọc nâng cao…”

Bây giờ bạn sẽ cần chọn hộp kiểm “Chỉ bản ghi duy nhất”.

Sau khi bạn nhấp vào “OK”, tài liệu của bạn sẽ có tất cả các bản sao ngoại trừ một bản đã bị xóa. Trong trường hợp này, còn lại hai vì các bản sao đầu tiên được tìm thấy ở hàng 1. Phương pháp này tự động giả định rằng có các tiêu đề trong bảng của bạn. Nếu bạn muốn hàng đầu tiên bị xóa, bạn sẽ phải xóa nó theo cách thủ công trong trường hợp này. Nếu bạn thực sự có các tiêu đề thay vì các bản sao ở hàng đầu tiên, thì chỉ một bản sao của các bản sao hiện có sẽ được để lại.

Tùy chọn 3 - Thay thế

Phương pháp này rất tốt cho các bảng tính nhỏ hơn nếu bạn muốn xác định toàn bộ các hàng bị trùng lặp. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ sử dụng chức năng “thay thế” đơn giản được tích hợp sẵn trong tất cả các sản phẩm Microsoft Office. Bạn sẽ cần bắt đầu bằng cách mở bảng tính mà bạn muốn làm việc.

Khi nó được mở, bạn cần chọn một ô có nội dung bạn muốn tìm và thay thế và sao chép nó. Nhấp vào ô và nhấn “Control” và “C” (Ctrl + C).

Khi bạn đã sao chép từ bạn muốn tìm kiếm, bạn sẽ cần nhấn “Control” và “H” để hiển thị chức năng thay thế. Sau khi kết thúc, bạn có thể dán từ bạn đã sao chép vào phần “Tìm gì:” bằng cách nhấn “Control” và “V” (Ctrl + V).

Bây giờ bạn đã xác định được những gì bạn đang tìm kiếm, hãy nhấn nút “Tùy chọn >>”. Chọn hộp kiểm "Khớp toàn bộ nội dung ô". Lý do cho điều này là đôi khi từ của bạn có thể có trong các ô khác với các từ khác. Nếu bạn không chọn tùy chọn này, bạn có thể vô tình xóa các ô mà bạn cần giữ lại. Đảm bảo rằng tất cả các cài đặt khác phù hợp với những cài đặt được hiển thị trong hình ảnh bên dưới.

Bây giờ bạn sẽ cần nhập một giá trị vào hộp "Thay thế bằng:". Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng số “1.” Khi bạn đã nhập giá trị, hãy nhấn “Thay thế tất cả”.

Bạn sẽ nhận thấy rằng tất cả các giá trị phù hợp với “dulpicate” đã được thay đổi thành 1. Lý do chúng tôi sử dụng số 1 là nó nhỏ và nổi bật. Bây giờ bạn có thể dễ dàng xác định hàng nào có nội dung trùng lặp.

Để giữ lại một bản sao của các bản sao, chỉ cần dán văn bản gốc trở lại hàng đầu tiên đã được thay thế bằng 1 chữ.

Bây giờ bạn đã xác định được tất cả các hàng có nội dung trùng lặp, hãy xem qua tài liệu và giữ nút “Control” trong khi nhấp vào số lượng của mỗi hàng trùng lặp như được hiển thị bên dưới.

Khi bạn đã chọn tất cả các hàng cần xóa, hãy nhấp chuột phải vào một trong các số được tô xám và chọn tùy chọn “Xóa”. Lý do bạn cần làm điều này thay vì nhấn nút "xóa" trên máy tính của bạn là nó sẽ xóa các hàng thay vì chỉ nội dung.

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận thấy rằng tất cả các hàng còn lại của bạn là giá trị duy nhất.