Microsoft Sway là gì và tôi có thể làm gì với nó?

Là một phần trong nỗ lực của Microsoft đối với các ứng dụng dành cho thiết bị di động và đám mây, họ đã đầu tư vào một số bổ sung chỉ dành cho đám mây cho các ứng dụng Office cũ mà bạn đã quen thuộc. Một trong số đó là Sway, một giải pháp thay thế thân thiện hơn cho PowerPoint.

Tại sao Microsoft cần một giải pháp thay thế PowerPoint?

Nếu bạn đã từng làm việc trong môi trường văn phòng, rất có thể bạn sẽ kết hợp PowerPoint với những nhân viên bán hàng và người quản lý phù hợp với sức khỏe và không có kỹ năng nói trước đám đông. Điều đó không hoàn toàn công bằng vì bạn có thể tạo ra những bản trình bày tuyệt vời trong PowerPoint. Tuy nhiên, cuộc sống không công bằng và PowerPoint là một công cụ lớn, nặng nề, của công ty với danh tiếng tương xứng.

Enter Sway, đó là nỗ lực của Microsoft nhằm cung cấp một ứng dụng kể chuyện nhẹ, chỉ dành cho đám mây, dễ sử dụng hơn PowerPoint và cung cấp nhiều thiết bị tường thuật hơn chứ không chỉ đơn giản là trình chiếu sau các trang gạch đầu dòng.

Ai cũng có thể sử dụng nó?

Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Sway nếu họ đăng ký tài khoản Microsoft miễn phí. Những người có Office 365 cũng có thể sử dụng Sway. Có một số khác biệt giữa phiên bản miễn phí và phiên bản Office 365, nhưng những điều này chủ yếu nằm ở phía quản trị viên và cho phép bạn thực hiện những việc như bảo vệ bằng mật khẩu cho Sway (oh yeah, tài liệu Sway được gọi là “Sways”) hoặc xóa phần chân trang. Cũng có một số khác biệt về lượng nội dung bạn có thể phù hợp với một Sway, nhưng phiên bản miễn phí vẫn cung cấp quá đủ cho người dùng bình thường.

Hãy xem lý do tại sao bạn có thể muốn sử dụng Sway.

Tôi có thể làm gì với Sway?

Nếu có một điều đáng sợ hơn là nhìn chằm chằm vào một tài liệu Word trống không biết viết gì, thì đó là nhìn chằm chằm vào một bản trình bày PowerPoint trống và băn khoăn không biết nên thêm gì. Bản chất của chúng là dành cho người khác xem các bài thuyết trình và rất nhiều người sợ hãi khi bắt đầu nói trước đám đông, vì vậy một PowerPoint trống có thể đủ khiến bạn bỏ cuộc.

Nỗi sợ hãi này luôn là một trong những vấn đề lớn nhất với PowerPoint. Rất may, Microsoft đã nhận ra điều này và họ đã nỗ lực hết sức để ngăn chặn nỗi sợ hãi này với Sway. Hầu hết mọi người không phải là chuyên gia về thiết kế và bố cục, vì vậy Microsoft đã cung cấp một loạt các mẫu (18 mẫu tại thời điểm viết bài) cho các bản trình bày thông thường để giúp bạn vượt qua rào cản của người sáng tạo và bắt đầu thiết kế.

Những mẫu này bao gồm những thứ như bản trình bày kinh doanh, danh mục đầu tư, sơ yếu lý lịch và bản tin. Họ cũng cung cấp một số bài thuyết trình "lấy cảm hứng" để cung cấp cho bạn ý tưởng về những điều Sway có thể làm.

Nếu những gì bạn đang viết không xuất hiện ở đây hoặc bạn chỉ đang bế tắc về những gì cần đưa vào bản trình bày của mình, Sway có thể giúp bạn xây dựng dàn ý. Có một tùy chọn “Bắt đầu từ một chủ đề” sẽ hiển thị một bộ chọn chủ đề để bạn chọn.

Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ mức độ ấn tượng của phần này của Sway. Nếu bạn nhập một thuật ngữ — chúng tôi đã sử dụng “công nghệ” —Sway sẽ tạo phác thảo bản trình bày cho bạn, với định nghĩa, cách sử dụng, lĩnh vực cần đề cập, các chủ đề được liên kết được đề xuất, hình ảnh và hơn thế nữa. Tất cả điều này được cung cấp từ dữ liệu Wikipedia và cung cấp các liên kết đầy đủ trở lại các trang mà nó sử dụng. Chỉ có quá nhiều điều để nói về điều này trước khi chúng ta hết các so sánh nhất, vì vậy, hãy thực sự tự mình thử. Nó chỉ đơn giản là tuyệt vời.

Cũng có một quyết định nhấn mạnh vào việc kể chuyện, thay vì trình bày. Sway được thiết kế cho cấu trúc tường thuật trôi chảy, từ trái sang phải hoặc lên xuống và người thuyết trình (hoặc người đọc) có thể sử dụng con lăn chuột để di chuyển qua nó thay vì một nút hoặc một cú nhấp chuột. Đây là một sự khác biệt nhỏ nhưng tinh tế; PowerPoint giống như một chuỗi các bước nhưng Sway giống như một cuộc hành trình, vì vậy, việc theo dõi quá trình diễn ra như thể bạn đang đọc một cách tự nhiên sẽ dễ dàng hơn. Vì lý do này, Sway không có slide; nó có một cái duy nhất cốt truyện.

Cho dù bạn đã chọn một mẫu, bắt đầu với một chủ đề hay đang bắt đầu với một Sway trống, bạn thêm những gì Sway gọi thẻ để nhập nội dung mới.

Có vô số thẻ khác nhau để lựa chọn, chẳng hạn như văn bản, video, lưới hoặc tiêu đề và mỗi thẻ được điều chỉnh cho phù hợp với một loại thông tin cụ thể. Nhưng không giống như các trang trình bày PowerPoint, các thẻ hoạt động cùng nhau một cách liền mạch khi bạn cuộn qua Sway đã hoàn thành. Điều này có nghĩa là chúng được đọc như một phần của câu chuyện, không phải các yếu tố riêng lẻ.

Khi bạn đã hoàn thành Sway của mình hoặc bạn muốn xem nó trông như thế nào cho đến nay, có tùy chọn Thiết kế để giúp bạn tạo ra thành phẩm.

Bạn có thể cuộn qua Sway của mình và kéo nhẹ giữa Cốt truyện và Thiết kế để thực hiện và xem xét các thay đổi. Sway cũng sẽ giúp bạn về các yếu tố thiết kế khi bạn đã bắt đầu tải nội dung theo cách bạn muốn. Ở trên cùng bên phải của trang Thiết kế là tùy chọn Kiểu, cho phép bạn truy cập vào các tùy chọn bố cục và khả năng “phối lại” thiết kế của bạn.

Bạn có thể chọn xem Sway của mình cuộn theo chiều ngang hay chiều dọc (và có, ngay cả dưới dạng các trang trình bày riêng lẻ nếu bạn muốn), chủ đề màu sắc, nền và một số thứ khác. Tất nhiên, rất khó để biết liệu những gì bạn đã chọn có trông đẹp mắt với người khác hay không và có rất nhiều tùy chọn để lựa chọn, vì vậy Sway cung cấp cho bạn nút Phối lại sẽ áp dụng một thiết kế ngẫu nhiên cho Sway của bạn. Bạn có thể nhấp vào Phối lại bao nhiêu lần tùy thích và sẽ mất khá nhiều thời gian trước khi nó bắt đầu lặp lại các thiết kế.

Khi bạn có Sway theo cách bạn muốn, nó có thể được xuất bản và chia sẻ. Hãy nhớ rằng đây là ứng dụng chỉ dành cho đám mây, vì vậy không có tệp nào để tải xuống nhưng bạn có thể nhúng Sway vào một trang web nếu bạn muốn mọi người xem nó mà không cần phải truy cập vào một liên kết chia sẻ cụ thể.

Sway là một công cụ đơn giản có thể tạo ra một số kết quả tuyệt vời. Nó có rất nhiều tính năng để giúp bạn giải quyết những vấn đề khó khăn về thiết kế để bạn có thể tập trung vào nội dung và tốt nhất là nó hoàn toàn miễn phí. Không phải lúc nào Microsoft cũng làm mọi thứ đúng như ý muốn, nhưng với Sway, họ đã tạo ra thứ gì đó tiện dụng với mức giá tốt nhất có thể.