Cách quét tài liệu trong Windows 10

Một cách tuyệt vời để bảo quản các tài liệu nhạy cảm, bằng văn bản như W9s, hợp đồng và di chúc sống là lưu trữ chúng dưới dạng kỹ thuật số. Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách quét tài liệu trong Windows 10 mà không cần cài đặt các công cụ của bên thứ ba.

Thông thường, bạn có thể quét tài liệu bằng phần mềm do nhà sản xuất cung cấp. Máy in và máy quét thường đi kèm với một đĩa quang có chứa các trình điều khiển và công cụ cần thiết. Các nhà sản xuất cũng cung cấp trình điều khiển và công cụ của họ trực tuyến nếu PC của bạn không có ổ đĩa quang.

Ví dụ: hướng dẫn này sử dụng máy in tất cả trong một Epson’s Expression Premium XP-7100 làm ví dụ. Ngoài trình điều khiển, bộ phần mềm cài đặt tám công cụ riêng biệt để in nhãn đĩa CD, quét, cập nhật phần mềm và hơn thế nữa.

Vì các nhà sản xuất không cung cấp các bộ phần mềm giống hệt nhau trên tất cả các máy in và máy quét, nên hướng dẫn này sử dụng hai công cụ dựa trên Windows “gốc” để thay thế: Microsoft Scan và Windows Fax and Scan.

Tất nhiên, luôn mặc định là phần mềm của nhà sản xuất để có trải nghiệm được tùy chỉnh cho máy quét cụ thể của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn các công cụ của bên thứ ba được cài đặt trên PC của mình, hai giải pháp của Microsoft sẽ thực hiện được thủ thuật này.

LIÊN QUAN:Cách thiết lập máy in mạng dùng chung trong Windows 7, 8 hoặc 10

Máy quét của bạn có tương thích với Windows 10 không?

Trước khi tiếp tục, chúng ta cần đưa ra một vài điểm. Đầu tiên, nhà sản xuất máy quét của bạn có thể cung cấp trình điều khiển cho Windows 10, nhưng bản thân thiết bị có thể không hỗ trợ đặc biệt nền tảng này.

Ví dụ: chúng tôi đã thử nghiệm các công cụ sau bằng cách sử dụng máy in tất cả trong một PIXMA MG3520 của Canon với máy quét tích hợp. Các trình điều khiển "được khuyến nghị" có từ tháng 7 năm 2015, mặc dù Canon đã phát hành một bộ mới hơn sáu tháng sau đó. Đó vẫn là phần mềm 3 năm tuổi.

Điều đó nói rằng, phần máy quét của máy in AIO này sẽ không xuất hiện trong các công cụ Windows gốc nhưng hoạt động chính xác — thực tế là sử dụng kết nối không dây — thông qua phần mềm của Canon.

Nếu bạn gặp phải sự cố tương tự, bạn có thể có máy in hoặc máy quét cũ hơn không hoàn toàn tương thích với Windows 10. Thiết bị cũng có thể yêu cầu kết nối trực tiếp dựa trên USB nếu được sử dụng bên ngoài các công cụ của bên thứ ba của nhà sản xuất. Đối với máy in AIO, bạn có thể cần phải điều chỉnh cài đặt mạng của nó để PC chạy Windows 10 của bạn nhận ra thành phần máy quét ngoài đơn vị máy in tổng thể.

Quét Microsoft

Công cụ này là bản nâng cấp trực quan cho công cụ Quét và Fax cũ hơn của Microsoft. Nó cung cấp hầu hết các tính năng giống nhau, tùy thuộc vào máy in của bạn, nhưng loại bỏ các thành phần fax và email.

Đi tới danh sách ứng dụng Windows Scan trên Microsoft Store (miễn phí) và nhấp vào nút “Nhận” màu xanh lam. Sau khi cài đặt trên PC của bạn, hãy nhấp vào nút “Khởi chạy” trong thông báo bật lên trên Windows 10.

Bạn cũng có thể truy cập ứng dụng mới — chỉ cần dán nhãn là “Quét” —từ Menu Bắt đầu.

Khi ứng dụng đang mở, máy quét của bạn sẽ xuất hiện được liệt kê ở bên trái. Như đã nêu trước đây, hướng dẫn này sử dụng máy in tất cả trong một Epson’s Expression Premium XP-7100 làm ví dụ. Bạn cũng sẽ thấy một tùy chọn cho “Loại tệp” cùng với liên kết “Hiển thị thêm”. Nhấp vào liên kết này để xem toàn bộ menu của ứng dụng Quét.

Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể thấy danh mục "Nguồn". Vì máy in mẫu của chúng tôi có cả máy quét phẳng và khay nạp tài liệu tự động, nên cả hai tùy chọn đều có sẵn để quét tài liệu. Trong trường hợp này, cài đặt mặc định được đặt thành “Tự động định cấu hình”.

Cài đặt "Tự động định cấu hình" này giới hạn những gì bạn có thể làm, khóa bạn với các tùy chọn "Loại tệp" và "Lưu tệp vào". Nếu bạn chọn tùy chọn “Phẳng” làm nguồn của mình hoặc đó là nguồn duy nhất có sẵn, bạn sẽ thấy hai tùy chọn bổ sung xuất hiện trên danh sách: “Chế độ màu” và “Độ phân giải (DPI)”.

Với “Chế độ màu”, bạn có thể quét tài liệu với đầy đủ màu sắc, thang độ xám hoặc đen trắng rõ ràng. Trong khi đó, cài đặt “Độ phân giải (DPI)” cho phép bạn chuyển đổi từ 100 đến 300 DPI.

Nếu bạn chọn “Bộ nạp” làm nguồn quét, hai tùy chọn bổ sung sẽ xuất hiện. Như hình dưới đây, bạn có thể chọn khổ giấy (A4, Legal hoặc Letter) và bật / tắt tùy chọn quét cả hai mặt của tài liệu.

Với cả ba nguồn, cài đặt “Loại tệp” cung cấp bốn tùy chọn: JPEG, PNG, TIFF và Bitmap. Chúng tôi cung cấp một bài viết riêng giải thích lợi ích của từng định dạng. Tuy nhiên, trong ngắn hạn, các định dạng JPEG và TIFF thường cung cấp kết quả chất lượng cao, mặc dù các tệp TIFF cũng hỗ trợ nền trong suốt. Tệp PNG lý tưởng để đăng trực tuyến và tệp BMP là hình ảnh thô, không nén.

Cuối cùng, bạn sẽ thấy tùy chọn “Lưu tệp vào”. Nó được đặt thành “Quét” theo mặc định và đặt tài liệu đã quét của bạn vào thư mục “Quét” nằm trong thư mục “Ảnh” của bạn. Con đường thích hợp là:

C: \ Users \ youraccount \ Pictures \ Scans

Nhấp vào liên kết "Quét" và File Explorer xuất hiện. Tại đây, bạn có thể tạo một thư mục mới hoặc chọn vị trí hiện tại và nhấp vào nút “Chọn thư mục”.

Khi bạn đã sẵn sàng quét, hãy đưa tài liệu của bạn vào khay nạp hoặc nhấc nắp máy quét lên. Đối với thứ sau, đặt tài liệu úp mặt xuống kính và đóng nắp lại.

Với tùy chọn “Phẳng” được đặt làm nguồn của bạn, bạn có thể nhấp vào “Xem trước” để kiểm tra quá trình quét và thực hiện các điều chỉnh nếu cần trước khi hoàn tất bằng nút “Quét”. Nếu bạn đang sử dụng nguồn “Bộ nạp”, tùy chọn “Xem trước” sẽ không xuất hiện.

LIÊN QUAN:Cách quản lý máy in trong Windows 10

Windows Fax và Quét

Chương trình này lần đầu tiên xuất hiện trong Windows Vista. Không giống như ứng dụng Quét mới hơn của Microsoft, phiên bản này cung cấp các cài đặt bổ sung, chẳng hạn như một công cụ tích hợp để gửi bản quét của bạn qua email, vì vậy bạn sẽ không tìm kiếm tệp thông qua ứng dụng Thư, trình duyệt hoặc ứng dụng email của bên thứ ba.

Bạn có thể tìm thấy chương trình Fax và Quét nằm trong thư mục “Phụ kiện Windows” của Menu Start.

Khi nó được mở ra, hãy nhấp vào tùy chọn “Quét mới” trên thanh công cụ.

Trong cửa sổ bật lên “Quét mới”, hãy đảm bảo chương trình được đặt thành máy quét mặc định của bạn. Nếu không, hãy nhấp vào nút “Thay đổi”.

Tiếp theo, chọn một cấu hình quét: “Ảnh”, “Tài liệu” hoặc “Cài đặt được sử dụng lần cuối”. Như một tùy chọn, hãy nhấp vào lựa chọn “Thêm hồ sơ” trên danh sách để tạo hồ sơ tùy chỉnh để sử dụng nhiều lần.

Chọn nguồn máy quét của bạn. Tùy chọn này có thể chỉ đơn giản là "Flatbed". Tuy nhiên, nếu bạn có máy in AIO bao gồm bộ nạp, bạn có thể thấy hai tùy chọn bổ sung: “Bộ nạp (Quét một mặt)” và “Bộ nạp (Quét cả hai mặt).”

Nếu máy in hoặc máy quét của bạn hỗ trợ khay nạp và bạn chọn tùy chọn đó, bạn sẽ thấy cài đặt cho khổ giấy mục tiêu. Nhấp vào cài đặt và một danh sách dài các kích thước sẽ xuất hiện.

Tiếp theo, chọn định dạng màu của bạn (Màu, Thang độ xám hoặc Đen trắng), tiếp theo là loại tệp (BMP, JPG, PNG hoặc TIF) và độ phân giải.

Đối với độ phân giải, cài đặt mặc định là 300, nhưng bạn có thể tăng hoặc giảm số chấm mà máy in nhét vào mỗi inch theo cách thủ công. Thông thường, số càng cao thì độ phân giải càng tốt. Tuy nhiên, nếu bạn đang quét một tài liệu cấp thấp, việc tăng độ phân giải sẽ không hữu ích.

Cuối cùng, điều chỉnh độ sáng và độ tương phản cho phù hợp.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút “Xem trước” để xem kết quả. Nếu bản quét trước trông tuyệt vời, hãy nhấp vào nút “Quét”. Nếu không, hãy điều chỉnh cài đặt của bạn và nhấp lại vào nút “Xem trước” để thử nghiệm khác. Nhấp vào nút “Quét” khi bạn hài lòng với các cài đặt.